社外の方とやりとりをする際に、多くの方が何気なく書いているビジネスメール。実は、書き方や敬語表現にもマナーがあるのです。かしこまった場面でメールを送るときに、どういった言葉を選び、表現するのが適切なのか、毎回探すのも手間がかかりますよね。
今回は、そういったビジネスメールの基礎知識と、使える敬語表現をまとめたので、こちらに紹介します。
マナー
まず、最低限のマナーとして重要なポイントは下以下の3点です。
- 件名は、本文の内容が一目見てわかる内容である
- 本文は、内容が端的にまとめられている
- 適切な文章・敬語表現で書かれている
件名
忙しい中、一日に膨大な量のメールを受け取る方もいるので、メールの件名でどういった用件なのか分かるようなタイトルをつけましょう。例えば、会議の出欠連絡を行う際には、下記のように工夫するだけでも分かりやすくなります。
NGパターン： 「○○会議について」
OKパターン：「欠席のご連絡：○○会議」
本文
メール本文においても、開封した際にパッと見て内容がわかりやすいものになっていることが重要です。長文をつらつらと書き連ねるのではなく、結論から書き出し、項目を箇条書きにすると端的にまとめることができます。このとき、内容がシンプルで、相手に伝わりやすく、答えやすい内容になっているかどうか、読み返して確認しましょう。また、適宜行間を空けるとより読みやすい文面を作ることができます。参考サイトを紹介します。
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毎日書いているビジネスメール、でも本当に正しく書けていますか？恥をかかない、正しいメールの作法をマスターしましょう。
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敬語表現
メールの印象を左右する要素として、内容だけでなく、その表現方法も重要になってきます。「このワードを使うと逆に失礼になってしまう」、「言い回しを変えれば、メール文の中で同じ文言を使わずとも表現ができる」といった表現パターンを覚えておくととても便利！
作成したい内容によって、使える表現も変わってくるため、その用途に合わせて、必要な内容をチェックしてみてください！
| 敬語表現言い換え一覧 |
| 感謝の気持ちを伝える「お礼」表現 |
| 謝罪の意志を伝える「お詫び」表現 |
| 相手に差し障りのない「お断り」表現 |
| 進捗を確認したいときに感じよく伝えられる「催促」表現 |
参考サイトはこちらです。
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- ビジネスメールのテンプレートサンプル【結びの言葉】
たった1通のメールが好印象につながる！
毎日多くのメールを受信する中で、伝えたいことは同じでも、正しく綺麗な日本語で書かれたメールを受け取ると相手も気持ちがよいもの。マナーがなっていない内容のメールよりも、それがきちんと整っているだけで受け取り手にも好印象を与えることができますね。これからメールを書くときに、少しだけ意識して表現を工夫してみてはいかがでしょうか？
(image byimage by ぱくたそ)
